Định dạng dữ liệu trong excel 2010

Định dạng chung
Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây.

Định dạng văn bản và số
Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home ->nhóm Cells ->Format ->Format Cells…


Giải thích hộp thoại Format Cells

Định dạng	Mô tả
Tab Number
Category	Danh sách các loại định dạng số, giá trị
Sample	Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn chọn
Decimal places	Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific.
Use 1000 Separator (,)	Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number
Negative numbers	Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency.
Symbol	Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting
Type	Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom.
Locale (location)	Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special.
Tab Alignment
Text alignment Horizontal	Có các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa.
Vertical	Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiều dọc. Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản.
Indent	Thụt đầu các dòng nội dung của ô.
Orientation	Chọn các hướng của văn bản trong các ô.
Degrees	Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90 độ
Text control Wrap text	Nội dung trong ô được xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi tiết phần dưới)
Shrink to fit	Giảm kích cở chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột
Merge cells	Nối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên)
Right-to-left Text direction	Xác định trình tự đọc và canh lề
Tab Font
Font	Chọn kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri
Font style	Chọn kiểu thường, in nghiên, in đậm…của Font chữ, kiểu mặc định là Regular.
Size	Kích thước font chữ , từ cở 1 đến 1638 và mặc định là cở chữ 11 point.
Underline	Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None.
Color	Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự chọn màu)
Normal font	Nếu chọn sẽ loại bỏ các định dạng Font khác và trở về dạng bình thường
Effects Strikethrough	Có thêm đường gạch ngang văn bản
Superscript	Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên
Subscript	Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dưới
Preview	Xem trước kết quả định dạng bạn vừa chọn
Tab Border
Line	Chọn kiểu và kích cở các đường kẻ khung, sau đó chọn các nút bên hộp Border để kẻ
Presets	Chọn không kẻ khung, kẽ đường bao và kẽ các đường phân cách giữa các ô
Color	Chọn màu cho các đường kẻ
Border	Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ các đường bao các ô
Tab Fill
Background Color	Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền (xem chi tiết phần dưới).
More Colors	Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu.
Pattern Color	Các mẫu màu nền
Pattern Style	các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước kết quả chọn màu và kiểu mẫu tại Sample
Tab Protection
Locked	Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng khi sheet được bảo vệ
Hidden	Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được bảo vệ (xem phần sau)
General	Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài hơn 12 số thì định dạng General chuyển sang dạng Scientific
Number	Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.
Currency	Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.
Accounting	Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau.
Date	Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel).
Time	Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel).
Percentage	Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân.
Fraction	Định dạng này hiển thị con số dưới dạng phân số tùy theo Type bạn chọn.
Scientific	Hiển thị con số dưới dạng khoa học <Con số E+n>. Ví dụ, số 12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân.
Text	Định dạng nội dung ô giống như những gì nhập vào kể cả các con số.
Special	Định dạng các con số dạng mã bưu chính (ZIP Code), số điện thoại, số bảo hiểm …
Custom	Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới các định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem phần sau)

Sử dụng Wrap Text
Khi bạn muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text hoặc dùng <Alt+Enter> để xuống dòng tại vị trí mong muốn.
B1. Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1
B2. Chọn Home ->Alignment ->chọn Wrap Text ( ). Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home ->Cells->Format->tại Cells Size chọn AutoFit Row Height

 Xoay chữ (Orientation)
B1. Chọn các ô cần xoay chữ A1:D1
B2. Chọn Home ->nhóm Alignment ->Orientation ->Angle Counterclockwise

Định dạng khung (border)
Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ.
B1. Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18
B2. Chọn Home ->nhóm Cells->Format ->Chọn Format Cells
B3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại Color
B4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset
B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset
B6. Nhấn OK hoàn tất
 
Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect)
B1. Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18
B2. Chọn Home ->nhóm Cells ->Format ->Chọn Format Cells
B3. Vào Tab Fill ->Chọn Fill Effects…
B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue)
B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3
B6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất.
 
Tự động định dạng có điều kiện.
Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
 
Bảng và định dạng bảng (table)
Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết.

Áp định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng
B1. Chọn danh B2:E18
B2. Chọn Home->nhóm Styles->chọn Format As Table
B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9
B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.
• Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫu.
• Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home->Style->Format As Table, tại phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.
• Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools->Tab Design trên thanh Ribbon
 
Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách
• Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ( ) ->chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do vậy nó có các tính năng của bảng.
• Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range.

 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)
Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thiết kế sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và chế biến các mẫu này.

• Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout ->Themes ->Chọn một biểu mẫu từ danh sách.
• Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lại kiểu Font và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.
• Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.
• Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout ->Themes ->chọn Colors ->chọn Create New Themes Colors hay Page Layout ->Themes ->chọn Fonts->chọn Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo.
• Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đối tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung.